煤科学与技术省部共建国家重点实验室培育基地（以下简称实验室）下设办公室，由学术秘书和行政秘书组成。学术秘书和行政秘书对实验室的整个科研工作起着极其重要的支撑和保障作用。为了保证研究工作的顺利开展和实验室的正常运转，特制定本条例。

第一条 学术秘书的义务和职责：

1.协助实验室主任管理实验室的学术工作；

2.开放课题的管理；

3.筹办学术委员会会议及其他学术活动；

4.制定和更新实验室规章制度；

5.外事活动的接待和安排；

6.客座研究人员的管理；

7.实验室年度总结工作（编辑年报、填报科技部、太原理工大学及山西省科技厅下达的各项任务）；

8.实验室各年度运行费的预算和决算；

9.及时宣传实验室的科研进展、研究动态，完成实验室网站的维护、更新。

第二条 行政秘书的义务和职责：

1.协助实验室主任处理日常的行政工作；

2.负责实验室的仪器设备管理；

3.负责室内报销、领取支票；

4.购置文具、器材等办公用品；

5.学术会议的会务工作和学术报告的准备工作；

6.负责实验室的安全管理工作；

7.负责实验室的卫生管理工作。

第三条 本条例由实验室负责解释，自公布之日起执行。